strategie evolutive

ciò che non ci uccide ci lascia storpi e sanguinanti

Sopravvivenza accademica (1)

8 commenti

Ovvero, come mettere insieme una relazione di quattro pagine sull’ultimo anno di lavoro – e relativa presentazione power point – in tre giorni netti senza ammazzarsi.

Ho già discusso della palla curva appena arrivata dall’Università di Urbino – che ciononostante resta un posto fantastico zeppo ma proprio zeppo di persone eccellenti tanto sul piano accademicoquanto, ancora più importante, sul piano umano.

Ma le palle curve capitano, e piangere e disperarsi è sommamente inutile, oltre che una perdita di tempo.
Vediamo allora come riuscire a mettere insieme il necessario ed uscirne non solo vivi e con la salute mentale intatta, ma anche facendoci una figura molto più che discreta.

E nel caso, sì, anche questo è un pork chop express…

Materiale necessario

  1. un computer (al limite va bene anche un netbook); il nostro sistema operativo è Ubuntu 10.10
  2. gli appunti del lavoro svolto finora, in formato elettronico (è sempre bene avere una copia elettronica degli appunti – non credete a quelli che vi dicono che scandire il bloc notes è da fanatici)
  3. la bibliografia del lavoro in formato elettronico (magari organizzata usando Pybliographer o Referencer)
  4. la webbografia del lavoro
  5. una connessione a internet
  6. un browser (Opera è la nostra scelta)
  7. un programma di mappatura mentale (FreeMind è la nostra scelta, ma un foglio e una matita andrebbero altrettanto bene)
  8. un buon programma di grafica (GIMP) ed un gestore di immagini vettoriali (InkScape)
  9. un buon software di presentazione – nel nostro caso, OpenOffice Impress (VUE sarebbe bello, ma c’è il rischio che l’hardware dell’università non lo digerisca)
  10. un buon word processor che consenta di salvare in pdf – OpenOffice Write và più che bene
  11. un software di gestione del tempo di lavoro e prevenire gli acciacchi che ne derivano, come Workrave

Come si procede.

Primo elemento da avere ben chiaro quando squilla la sveglia il primo giorno: motivazione e disciplina – se vogliamo farlo in tre giorni, dedichiamo tre giorni pieni alla cosa – niente ripieghi, ora faccio il lavoro principale e poi stanotte gli dò una botta, o cose del genere.
Abbiamo dieci giorni scarsi, vogliamo farlo in tre – facciamolo in tre.
Punto.

1.1 – riordinare gli appunti.
Non dovrebbe essere troppo complicato (sono i nostri appunti, giusto?)
Dedichiamo un’ora alla cosa.

1.2 – mappiamo il nostro lavoro.
Titolo del lavoro al centro, e poi rami curvi, uno per ciascuna idea forte del nostro lavoro. Da ogni idea forte, si dipartono le idee ad essa connesse.
Il primo livello potrebbe includere le voci – SOTA, Scopi, Database, Case Histories, Problemi, Soluzioni… ecc
Anche questo dovrebbe essere un lòavoro abbastanza rapido – diciamo una o due ore.

1.3 – dalla mappa alle slide.
Idealmente, consideriamo una slide per ciascun nodo della mappa mentale.
Già che ci siamo, creiamo una nuova presentazione contenente il numero opportuno di slide in bianco corrispondenti alle nostre idee-chiave.
Anche questo ci ammazza al massimo un’ora.

Pausa pranzo.
Una controllata alla posta.

1.4 – selezionare una immagine per ciascuna slide.
Le immagini possono derivare da

  • nostre fotografie, grafici, cose
  • immagini e grafici derivati da lavori in bibliografia e webbografia
  • immagini generiche provenienti dalla rete – la prima fermata è Morguefile

Le immagini sono di due tipi.
Le immagini di tipo 1 sono quelle che hanno diretta attinenza col nostro lavoro.
Devo parlare di un generatore idroelettrico, ci metto una immagine di una turbina.
Le immagini di tipo 2 sono quelle che servonosolo a sottolineare il testo e fare atmosfera.
Devo parlare di u geeratore idroelettrico utilizzato inpaesi esotici – sotto alla lista dei paesi esotici metto una figura di un luogo esotico con generatore/diga/quel che è.
Attenzione perché le immagini sono importantissime – un errore qui, e la presentazione cola a picco.
Piuttosto che usare immagini sbagliate, evitare le immagini.

1.5 – scegliere un template che non faccia a pugni con le immagini e implementarlo.
Tutta l’umanità ha subito per decenni la slide blu col testo in bianco.
Vediamo di invetarci qualcosa di più originale, ma senza mai perdere di vista le immagini che useremo.

1.6 – montare le immagini
Una per slide, in corrispondenza dell’idea a cui si riferisce.
Toccherà ritagliarle, modificarle, equilibrarne il colore.
Tabelle chiare e leggibili.
Grafici chiari con tutte le etichette al loro posto.

Tutto questo lavoro ci porta via il pomeriggio del primo giorno.
Cena, relax, una buona dormita.
Dopo cena si verifica la mail e si aggiorna il blog.

Il giorno dopo

2.1 – scaletta della relazione
Prendiamo l’elenco delle nostre slide e incolliamolo in un file di testo.
O, se stiamo usando FreeMind, giochiamo sul fatto che il software esporta la mappa come testo di OpenOffice in cui ciascun nodo è un capitolo o sottocapitolo.
Sono gli argomenti che vogliamo toccare, e nell’ordine in cui – in prima battuta – ci pare logico toccarli.

2.2 – testo generale
Saccheggiamo appunti, bibliografia e webbografia e facciamo un po’ di copia-incolla in modo da mettere due paragrafi sotto a ciascuna entry della nostra lista. A questo punto non ci interessa che sia bello da leggere – ci interessa che ogni idea sia discussa e documentata.

I punti 1 & 2 ci portano via due ore.
Ci restano due ore durante le quali

2.3 – mettiamo del testo sulle slide
Abbiamo un testo di riferimento (brutto ma c’è) e un bel po’ di materiale extra che non abbiamo inserito nella relazione, ma dal quale possiamo attingere. Sul totale di ciò che abbiamo messo insieme in un anno (appunti, articoli, siti web, filmati del TED etc.) il gioco delle percentuali è più o meno il seguente:

  • le slide portano il 20% di materiale – quel che serve perché le idee-base si stampino nel cervello della commissione giudicate e degli spetattori
  • la relazione porta il 50% del materiale – il minionecessario per descrivere esaustivamente le fasi e le procedure del nostro lavoro, e per far capire che conosciamo bene l’argomento di cui stiamo parlando, e che potremmo parlarne per ore ed ore
  • noi possediamo il 100% del materiale, ma ci limiteremo a fornire il 30% in più durate la presentazione che porti il pubblico allo stesso livello di chi ha letto la relazione.

Per il resto, c’è la sessione domande.

Pausa pranzo.
Si controlla la mail.

2.4 – prima prova
Facendo scorrere le slide su schermo, proviamo a vedere se il discorso fila.
Non ci deve richiedere più dei 15 minuti checi verranno concessi in aula.

2.5 – prima ripulitura
Ci concentriamo sulle slide e togliamo tutto quello che non serve alla luce della prima prova.
Riordiniamo le slide qualora questo possa essere necessario.
Aggiungiamo o togliamo slide.
Cambiamo le immagini, spostiamo il testo.
La regola grezza è che più di sei righe da sei parole per ogni slide sono troppe.

Pausa per una rinvigorente tazza di Lapsang souchong.

2.6 – seconda prova
Facendo scorrere le slide su schermo, proviamo a vedere se il discorso fila.
Non ci deve richiedere più dei 15 minuti checi verranno concessi in aula.

Ormai il pomeriggio è andato.
Ci restano pochi minuti durate i quali

2.7 – facciamo pretattica
Su un file a parte (o su un post-it) ci segnamo quali potrebbero essere le domande che la nostra presentazione, così com’è ora, potrebbe suscitare.
Decidiamo quali domande prevenire modificando il testo, e quali punti lasciare in sospeso in modo da pilotare le domande della commissione. I punti lasciati in sospeso devono naturalmente sembrare dettagli, e non gravi dienticanze…

Stop.
Cena, quattro passi, magari un film in TV o un libro.
Aggiorniamo il blog eccetera.

Quando sorge il sole del terzo giorno, gra parte del lavoro è fatto.
Possiamo dedicare la mattinata a

3.1 – riordinare, ripulire e riscrivere la relazione.
Il discorso deve filare, i riferimenti bibliografici devono essere a posto, grammatica e sintassi senza svarioni.
E sono quattro pagine, dannazione, delle quali avete già la mappa mentale, la presentazione fatta, e una prima stesura.
Cos’altro volete?

Pausa pranzo.

3.2 – sincronizziamo presentazione e relazione
Verifichiamo che non ci siano contraddizioni o passi saltati, e che tutto ciò che vogliamo che entri nella testa del pubblico sia lì, sullo schermo e sulla pagina.
Facciamo un paio di prove per sicurezza.

... e senza PowerPoint!

3.3 – salvataggio e spedizione

La relazione si salva come .pdf e come .rtfLa presentazione si salva come file Impress, come file PowerPoint e come .pdf
Controlliamo l’integrità e la leggibilità di tutti i file.
Copie dei pdf si spediscono al tutor per la verifica.

Tutto il resto si salva su hard disk, su chiave USB e su remote server in modo che non ci sia una possibilità all’inferno che dieci minuti prima di andare in scena noi si rimanga senza file.

Fine.
Bello liscio.
E se vi ci mettete d’impegno, fuoripiove, e avete il materiale già sommariamente ordinato e organizzato, potete addirittura farcela in 2 giorni.

Con un po’ di fortuna, il Tutor non ci chiederà modifiche monumentali (aggiungere o spostare una slide, variare una citazione bibliografica) e quelle cose sì che possiamo farle nei prossimi giorni, dopo cena.

E poi vediamo come va a finire.

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Autore: Davide Mana

Paleontologist. By day, researcher, teacher and ecological statistics guru. By night, pulp fantasy author-publisher, translator and blogger. In the spare time, Orientalist Anonymous, guerilla cook.

8 thoughts on “Sopravvivenza accademica (1)

  1. Pingback: Sopravvivenza accademica (1) « strategie evolutive

  2. Bel post, e complimenti per l’organizzazione.

  3. Oh!
    Poi dicci come è andata a finire, che va bene la suspance, però…

    🙂

  4. Attualmente è ancora n corso… ma sarete i primi a conoscere i risultati, promesso…

  5. Genio! appena ho un attimo, te lo introduco e linko dal mio blog – invero frequentato da molti studenti. Genio! E io vedo se funziona ad applicarlo anche per le presentazioni per i pitching cinematografici – proviamoci… 😉

  6. Si fa il possibile 🙂

    Per il pitch cinematografico, aspetta il post di domani.
    Oppure usa le mappe mentali.

  7. Genio2! Sopravvivenza Accademica (2) è la SOLUZIONE FINALE 😀

    Niente mappe mentali: nei pitching cinematografici si parla a tv e produttori – una cosa d’effetto è ok, ma devono essere in grado di seguirla, le mappe mentali sarebbero troppo complesse.

  8. Allora ci vogliono le slide a tutta immagine.
    Con sopra pochissimo testo, in un carattere solido.
    Come uno spot pubblicitario, ma su diapositive anziché su film.

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